Privacybeleid

Privacybeleid Mediaplatform VIDM

Laatst gewijzigd: [datum invullen]

1. Wie is verantwoordelijk voor jouw persoonsgegevens?

Mediaplatform VIDM is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Mediaplatform VIDM is een eenmanszaak en is gevestigd aan:

Havenstraat 60
3861 VZ Nijkerk

Website: www.vidm.nl
Telefoonnummer: 085 130 54 34
E-mail voor algemene vragen: service@vidm.nl
E-mail voor vragen over accounts en persoonsgegevens: websupport@vidm.nl

Waar in deze privacyverklaring ‘VIDM’, ‘wij’, ‘we’ of ‘ons’ staat, wordt Mediaplatform VIDM bedoeld.

2. Voor wie geldt deze privacyverklaring?

Deze privacyverklaring geldt voor:

experts en andere leden die een account of profiel aanmaken op vidm.nl;

journalisten, redacteuren, programmamakers en andere mediaprofessionals die zich bij VIDM registreren;

deelnemers aan profielchecks, Medialunches, spreekuren, trainingen, webinars en andere activiteiten van VIDM;

ontvangers van nieuwsbrieven en andere communicatie;

bezoekers van vidm.nl en andere websites van Mediaplatform VIDM;

personen die telefonisch, per e-mail of op een andere manier contact opnemen met VIDM.

3. Het doel van de VIDM-expertdatabase

Het primaire doel van de VIDM-expertdatabase is om deskundigen vindbaar en benaderbaar te maken voor journalisten, redacties, programmamakers en andere mediaprofessionals.

Redacties kunnen experts zoeken voor onder meer interviews, nieuwsduiding, achtergrondinformatie, radio- en televisieoptredens, podcasts, artikelen, opiniestukken en andere journalistieke bijdragen.

Door een expertprofiel aan te maken, begrijpt de expert dat de daarvoor bestemde profielgegevens worden gebruikt om die expert vindbaar en benaderbaar te maken voor redacties en andere mediaprofessionals.

VIDM kan profielgegevens op verschillende manieren toegankelijk maken. Dit kan onder meer gebeuren:

via het openbare expertprofiel op vidm.nl;

via de zoekmogelijkheden op vidm.nl;

via het persvragensysteem van VIDM;

via door VIDM samengestelde zoekresultaten, selecties of overzichten;

via rechtstreeks contact tussen VIDM, een redactie en een expert;

via technische koppelingen met journalistieke zoektools, databases en andere systemen die redacties gebruiken om deskundigen te vinden.

Het toegankelijk maken van profielgegevens via een technische koppeling heeft hetzelfde doel als de vindbaarheid via vidm.nl: experts onder de aandacht brengen van redacties die inhoudelijke bronnen, interviewkandidaten of gasten zoeken.

4. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Welke persoonsgegevens wij verwerken, hangt af van de manier waarop je VIDM gebruikt.

4.1 Gegevens van experts en leden

Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;

geboortedatum of leeftijd;

woonplaats en regio;

adresgegevens;

telefoonnummer;

e-mailadres;

functie en organisatienaam;

professionele achtergrond;

expertisegebieden;

onderwerpen waarover je in de media wilt verschijnen;

profieltekst;

profielfoto;

website;

zakelijke socialmediaprofielen;

informatie over publicaties, boeken, onderzoeken, projecten en initiatieven;

eerdere mediaoptredens en media-ervaring;

voorkeuren rond bereikbaarheid en mediabenadering;

antwoorden op vragenlijsten;

informatie die je verstrekt tijdens profielchecks, gesprekken, bijeenkomsten en andere activiteiten;

correspondentie per e-mail, telefoon, chat of andere communicatiekanalen;

account- en inloggegevens;

gegevens over het gebruik van je account en de diensten van VIDM;

factuur- en betaalgegevens;

andere gegevens die je zelf in je profiel, correspondentie of tijdens een gesprek verstrekt.

4.2 Gegevens van journalisten en mediaprofessionals

Wij kunnen onder meer de volgende persoonsgegevens verwerken:

voor- en achternaam;

e-mailadres;

telefoonnummer;

functie;

medium, redactie, omroep, productiebedrijf of organisatie;

onderwerpen, aandachtsgebieden en interesses;

regio of werkgebied;

journalistieke contactgegevens;

profielfoto;

website en zakelijke socialmediaprofielen;

informatie over persvragen en zoekopdrachten;

correspondentie en deelname aan activiteiten;

account- en inloggegevens.

De namen, professionele contactgegevens, functies, mediaorganisaties, aandachtsgebieden en interesses van geregistreerde journalisten kunnen zichtbaar zijn voor ingelogde leden met een lidmaatschap dat toegang geeft tot de journalistencontacten.

4.3 Gegevens van websitebezoekers

Bij een bezoek aan onze websites kunnen wij onder meer de volgende gegevens verwerken:

IP-adres;

browsertype;

type apparaat;

bezochte pagina’s;

datum en tijdstip van bezoek;

technische informatie over het gebruik van de website;

cookievoorkeuren;

algemene bezoek- en klikgegevens.

4.4 Betalingsgegevens

Voor het afhandelen van betalingen verwerken wij gegevens zoals:

naam en adres;

factuurgegevens;

betaalstatus;

transactiegegevens;

bankrekeningnummer, voor zover dit via onze betaaldienstverlener beschikbaar is.

Betalingen kunnen worden verwerkt via Mollie of een andere door VIDM ingeschakelde betaaldienstverlener. VIDM ontvangt niet altijd alle betaalgegevens die door de betaaldienstverlener worden verwerkt.

5. Bijzondere persoonsgegevens

VIDM vraagt in beginsel niet om bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over gezondheid, religie, politieke opvattingen, seksuele gerichtheid of etnische afkomst.

Een expert kan in een vrije profieltekst of tijdens een gesprek zelf informatie verstrekken die als bijzonder persoonsgegeven kan worden aangemerkt. Wij vragen experts om alleen informatie te delen die relevant is voor hun professionele expertise en mediaprofiel.

Wanneer verwerking van bijzondere persoonsgegevens noodzakelijk is, beoordelen wij vooraf of daarvoor een geldige wettelijke uitzondering of uitdrukkelijke toestemming nodig is.

VIDM gebruikt bijzondere persoonsgegevens niet zonder afzonderlijke grondslag voor geautomatiseerde selectie, profilering of rangschikking.

6. Gegevens van kinderen

Onze websites en diensten zijn niet bedoeld voor personen jonger dan zestien jaar, tenzij daarvoor toestemming is gegeven door een ouder of wettelijke vertegenwoordiger.

Wij kunnen niet altijd controleren hoe oud een websitebezoeker of gebruiker is. Wanneer je vermoedt dat VIDM zonder geldige toestemming persoonsgegevens van iemand jonger dan zestien jaar verwerkt, kun je contact opnemen via service@vidm.nl. Wij onderzoeken het verzoek en verwijderen de gegevens wanneer dat noodzakelijk is.

7. Voor welke doelen verwerken wij persoonsgegevens?

VIDM verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:

het aanmaken en beheren van accounts;

het publiceren en beheren van expertprofielen;

het vindbaar en benaderbaar maken van experts voor redacties;

het beschikbaar stellen van expertgegevens via vidm.nl en journalistieke zoeksystemen;

het uitvoeren van het persvragensysteem;

het koppelen van journalisten en experts;

het uitvoeren van lidmaatschappen;

het organiseren van profielchecks, Medialunches, spreekuren, trainingen, webinars en andere activiteiten;

het verbeteren en actualiseren van expertprofielen;

het vergroten van de diversiteit binnen het deskundigenaanbod voor media;

het ondersteunen van experts bij het opbouwen van media-ervaring;

het mogelijk maken dat daarvoor bevoegde gebruikers andere gebruikers vinden op basis van expertise, interessegebied of regio;

het beantwoorden van vragen en verlenen van ondersteuning;

het verzenden van noodzakelijke serviceberichten;

het informeren over wijzigingen in diensten, lidmaatschappen of voorwaarden;

het verzenden van nieuwsbrieven en andere communicatie wanneer dit wettelijk is toegestaan;

het verwerken van betalingen en voeren van de administratie;

het beveiligen en technisch beheren van onze websites en systemen;

het onderzoeken en oplossen van storingen;

het verbeteren van onze dienstverlening;

het voorkomen van misbruik en fraude;

het behandelen van klachten en juridische geschillen;

het voldoen aan wettelijke verplichtingen.

8. Op welke grondslagen verwerken wij persoonsgegevens?

VIDM verwerkt persoonsgegevens alleen wanneer daarvoor een wettelijke grondslag bestaat.

Afhankelijk van de verwerking kan het gaan om de volgende grondslagen.

8.1 Uitvoering van een overeenkomst

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit noodzakelijk is om een lidmaatschap, account, aankoop, inschrijving of andere overeenkomst uit te voeren.

De kern van een VIDM-expertprofiel is dat de expert vindbaar en benaderbaar wordt voor redacties. Daarvoor kunnen de bestemde profielgegevens worden gepubliceerd op vidm.nl en beschikbaar worden gemaakt via andere journalistieke zoekkanalen die VIDM inzet.

8.2 Gerechtvaardigd belang

Wij kunnen persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld voor:

het verbeteren van onze dienstverlening;

het beveiligen van onze systemen;

het voorkomen van misbruik;

het onderhouden van contact met bestaande klanten en leden;

het vergroten van de vindbaarheid van experts binnen het journalistieke domein;

het verzamelen van informatie over het gebruik van onze diensten;

het beschermen van onze juridische en zakelijke belangen.

Daarbij beoordelen wij steeds of het belang van VIDM of een andere partij opweegt tegen de privacybelangen van de betrokkene.

8.3 Toestemming

Voor sommige verwerkingen vragen wij vooraf toestemming. Dat kan bijvoorbeeld gelden voor:

bepaalde nieuwsbrieven;

het gebruik van niet-noodzakelijke cookies;

de verwerking van bepaalde bijzondere persoonsgegevens;

publicatie of gebruik buiten de doelen die iemand redelijkerwijs van VIDM mag verwachten;

foto-, video- of geluidsopnamen wanneer toestemming daarvoor nodig is.

Je kunt een gegeven toestemming altijd intrekken. Het intrekken van toestemming heeft geen terugwerkende kracht.

8.4 Wettelijke verplichting

Wij verwerken persoonsgegevens wanneer dit nodig is om aan wettelijke verplichtingen te voldoen, bijvoorbeeld voor onze financiële administratie en fiscale bewaarplicht.

9. Openbaarheid van expertprofielen

Een expertprofiel op vidm.nl is in beginsel openbaar vindbaar. Dat is onderdeel van het doel van het platform.

Afhankelijk van het profiel en de dienstverlening kunnen onder meer de volgende gegevens openbaar zijn:

naam;

woonplaats of regio;

functie;

organisatie;

expertisegebieden;

onderwerpen;

profieltekst;

profielfoto;

professionele achtergrond;

website;

zakelijke socialmediaprofielen;

informatie over boeken, onderzoeken, publicaties en eerdere mediaoptredens;

contactgegevens die voor openbare mediabenadering zijn bestemd.

De expert is zelf verantwoordelijk voor de juistheid en actualiteit van de verstrekte profielgegevens.

Het aflopen van een betaald lidmaatschap betekent niet automatisch dat het profiel wordt verwijderd. Wanneer een betaald lidmaatschap wordt omgezet in een gratis lidmaatschap, blijft het profiel zichtbaar totdat het lid het profiel of account verwijdert of VIDM het account beëindigt.

Een expert kan het profiel aanpassen of verwijderen via het account. Bij het verwijderen van het account vervalt het openbare profiel, met inachtneming van technische verwerkingstermijnen en wettelijke bewaarplichten.

10. Zichtbaarheid van journalisten voor leden

Journalisten en andere mediaprofessionals kunnen zich bij VIDM registreren om experts te zoeken, persvragen te plaatsen of deel te nemen aan activiteiten.

De namen, professionele contactgegevens, functies, mediaorganisaties, regio’s, aandachtsgebieden en interesses van geregistreerde journalisten kunnen zichtbaar zijn voor ingelogde leden met een lidmaatschap dat toegang geeft tot deze informatie.

Journalisten kunnen hun gegevens aanpassen of hun account verwijderen. Wanneer een journalist het account verwijdert, vervalt de zichtbaarheid binnen VIDM, met inachtneming van technische verwerkingstermijnen en wettelijke bewaarplichten.

11. Technische koppelingen met journalistieke zoeksystemen

VIDM kan samenwerken met mediaorganisaties, redacties en leveranciers van journalistieke zoek- en selectiesystemen.

Via zulke samenwerkingen kunnen daarvoor bestemde gegevens uit expertprofielen vindbaar worden gemaakt in zoektools, databases of andere systemen die redacties gebruiken.

Een technische koppeling kan bijvoorbeeld plaatsvinden via:

een API;

een beveiligde gegevensverbinding;

een periodieke synchronisatie;

een beveiligde technische kopie;

een andere afgesproken technische methode.

Afhankelijk van de toepassing kunnen onder meer de volgende gegevens worden gedeeld:

naam;

woonplaats of regio;

functie en organisatie;

expertisegebieden en onderwerpen;

profieltekst;

professionele achtergrond;

website en zakelijke socialmediaprofielen;

profielfoto;

informatie over publicaties en media-ervaring;

contactgegevens die voor mediabenadering zijn bestemd.

VIDM bepaalt per samenwerking welke gegevens noodzakelijk zijn en beschikbaar worden gesteld.

Met samenwerkingspartners worden afspraken gemaakt over onder meer:

het toegestane journalistieke doel;

de categorieën gebruikers die toegang krijgen;

beveiliging;

opslag;

actualisering;

verwijdering;

bewaartermijnen;

geheimhouding;

gebruik na beëindiging van de samenwerking.

Een technische kopie of koppeling geeft een samenwerkingspartner geen eigendomsrecht op de VIDM-expertdatabase.

Profielgegevens mogen door een samenwerkingspartner niet zonder aanvullende schriftelijke afspraken worden:

verkocht;

doorgeleverd;

voor een ander doel gebruikt;

in een zelfstandige expertendatabase opgenomen;

voor algemene commerciële werving gebruikt;

voor het trainen van algemene AI-modellen gebruikt.

Een zoektool kan algoritmen of AI gebruiken om zoekresultaten te vinden, te ordenen of te presenteren. De keuze om een expert te benaderen, uit te nodigen of in een journalistieke productie op te nemen, wordt door een journalist, redactie of programmamaker gemaakt.

12. Gegevens die niet voor journalistieke vindbaarheid worden gedeeld

VIDM stelt via journalistieke zoektools en technische koppelingen uitsluitend gegevens beschikbaar die bedoeld zijn om een expert professioneel vindbaar en benaderbaar te maken.

Administratieve, financiële, vertrouwelijke en beveiligingsgegevens worden niet voor dit doel beschikbaar gesteld.

Hieronder vallen in ieder geval:

factuuradressen, tenzij deze ook door de expert als openbare zakelijke contactgegevens zijn opgegeven;

betaalgegevens en bankrekeningnummers;

betaalgeschiedenis;

inloggegevens en wachtwoorden;

interne correspondentie met VIDM;

informatie uit persoonlijke adviesgesprekken die niet voor publicatie of vindbaarheid is bestemd;

antwoorden uit vertrouwelijke vragenlijsten die niet voor het openbare profiel zijn bestemd;

technische account- en beveiligingsgegevens;

interne notities van VIDM;

gegevens over klachten, betalingsachterstanden of geschillen.

VIDM bepaalt per technische koppeling welke profielvelden noodzakelijk zijn voor het afgesproken journalistieke doel.

13. Delen van persoonsgegevens met anderen

VIDM verkoopt geen losse persoonsgegevens of adressenbestanden.

VIDM kan wel betaalde samenwerkingen en licentieovereenkomsten aangaan om expertprofielen binnen journalistieke zoekomgevingen vindbaar te maken. De vergoeding heeft betrekking op toegang tot en het onderhouden van de VIDM-database en de bijbehorende dienstverlening. De ontvangende partij verkrijgt daarmee geen eigendom op de persoonsgegevens of de database.

Wij kunnen persoonsgegevens delen met de volgende categorieën ontvangers.

13.1 Journalisten en redacties

Expertgegevens kunnen beschikbaar zijn voor journalisten, redacties, programmamakers en andere mediaprofessionals die een deskundige zoeken voor een journalistieke bijdrage.

13.2 Journalistieke samenwerkingspartners

Profielgegevens kunnen via technische koppelingen beschikbaar worden gesteld aan mediaorganisaties en leveranciers van journalistieke zoek- en selectiesystemen.

13.3 Technische dienstverleners

Wij maken gebruik van dienstverleners voor onder meer:

hosting;

technisch beheer;

softwareontwikkeling;

ondersteuning van leden;

gegevensopslag;

e-maildiensten;

videobellen en online bijeenkomsten;

beveiliging;

websiteanalyse.

Deze partijen krijgen alleen toegang tot gegevens voor zover dit noodzakelijk is voor hun werkzaamheden.

13.4 Betaaldienstverleners en administratieve dienstverleners

Voor betalingen, facturatie, boekhouding en belastingaangiften kunnen wij gegevens delen met betaaldienstverleners, boekhoudsoftware, boekhouders, accountants en andere administratieve dienstverleners.

13.5 Wettelijke instanties en adviseurs

Wij kunnen gegevens delen wanneer dit noodzakelijk is:

om aan een wettelijke verplichting te voldoen;

naar aanleiding van een geldig verzoek van een bevoegde instantie;

voor het instellen, uitoefenen of onderbouwen van een juridische vordering;

voor advies van een advocaat, jurist, verzekeraar of andere professionele adviseur.

Wanneer een organisatie persoonsgegevens uitsluitend in opdracht van VIDM verwerkt, maken wij afspraken over de verwerking en beveiliging. Wanneer een samenwerkingspartner zelf bepaalt waarvoor en hoe persoonsgegevens worden gebruikt, beoordelen wij welke verantwoordelijkheden en afspraken van toepassing zijn.

14. Verwerking buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige technische dienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer dat gebeurt, treffen wij passende maatregelen om persoonsgegevens te beschermen. Wij maken waar nodig gebruik van een adequaatheidsbesluit, goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een andere wettelijk toegestane doorgiftemethode.

15. Nieuwsbrieven en e-mailcommunicatie

VIDM kan e-mails sturen over:

het account;

het lidmaatschap;

betalingen;

persvragen;

activiteiten waarvoor iemand zich heeft ingeschreven;

wijzigingen in de dienstverlening;

technische of organisatorische mededelingen;

andere informatie die noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst.

Daarnaast kan VIDM nieuwsbrieven en inhoudelijke of commerciële communicatie sturen wanneer daarvoor toestemming is gegeven of wanneer dit op grond van een bestaande klantrelatie wettelijk is toegestaan.

Bij het aanmaken van een account kan VIDM iemand aanmelden voor nieuwsbrieven en inhoudelijke communicatie, voor zover dit wettelijk is toegestaan. Iedere nieuwsbrief bevat een mogelijkheid om je af te melden.

Afmelding voor nieuwsbrieven heeft geen gevolgen voor noodzakelijke serviceberichten over een account, lidmaatschap, betaling, persvraag of ingeschreven activiteit.

16. Foto-, video- en geluidsopnamen

VIDM kan bijeenkomsten, Medialunches, webinars, trainingen of gesprekken opnemen.

Vooraf wordt, waar van toepassing, meegedeeld:

dat een bijeenkomst of gesprek wordt opgenomen;

voor welk doel de opname wordt gemaakt;

voor welke leden, deelnemers of andere personen de opname beschikbaar wordt;

of de opname wordt gepubliceerd;

hoe lang de opname in beginsel beschikbaar of bewaard blijft.

Wanneer toestemming nodig is, vraagt VIDM deze vooraf. Een opname wordt niet voor wezenlijk andere doeleinden gebruikt zonder aanvullende grondslag of toestemming.

Bij persoonlijke profielchecks of adviesgesprekken wordt afzonderlijk duidelijk gemaakt of een opname wordt gemaakt, wie deze ontvangt en of VIDM zelf een kopie bewaart.

17. Cookies en websitegebruik

VIDM gebruikt technische en functionele cookies die nodig zijn om de website goed te laten werken.

Daarnaast kunnen wij privacyvriendelijke analytische cookies of vergelijkbare technieken gebruiken om inzicht te krijgen in het gebruik van onze websites en onze dienstverlening te verbeteren.

Voor cookies die niet noodzakelijk zijn, vragen wij toestemming wanneer dat wettelijk verplicht is.

Je kunt cookies verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser. Het blokkeren van noodzakelijke cookies kan gevolgen hebben voor de werking van de website.

Meer informatie over de gebruikte cookies kan worden opgenomen in een afzonderlijke cookieverklaring of in het cookievoorkeurenscherm op de website.

18. Klik- en gebruiksgegevens

Wij kunnen algemene gebruiksgegevens bijhouden, zoals:

welke pagina’s worden bezocht;

welke functies worden gebruikt;

hoe lang een bezoek duurt;

via welke pagina iemand op de website terechtkomt;

of zich technische fouten voordoen.

Wij gebruiken deze informatie voor websitebeheer, beveiliging, statistiek en verbetering van de dienstverlening.

Waar mogelijk worden deze gegevens geanonimiseerd of gepseudonimiseerd.

19. Hoe lang bewaren wij persoonsgegevens?

VIDM bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor ze zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht geldt.

Wij hanteren in beginsel de volgende bewaartermijnen of criteria.

19.1 Account- en profielgegevens

Wij bewaren account- en profielgegevens zolang het account bestaat.

Een betaald lidmaatschap kan na afloop worden omgezet in een gratis lidmaatschap. Het profiel blijft dan zichtbaar totdat het lid het account of profiel verwijdert of VIDM het account beëindigt.

19.2 Gegevens in gekoppelde journalistieke systemen

Wanneer profielgegevens via een technische koppeling beschikbaar worden gesteld, blijven zij in beginsel beschikbaar zolang:

het VIDM-profiel bestaat;

de betreffende gegevens voor vindbaarheid zijn bestemd;

de samenwerking en technische koppeling actief zijn.

Wijzigingen en verwijderingen worden volgens de afgesproken synchronisatie- en verwerkingstermijnen doorgegeven.

Door technische verwerking, back-ups en synchronisatie kan enige tijd verstrijken voordat een wijziging of verwijdering in alle systemen is verwerkt.

19.3 Factuur- en betaalgegevens

Gegevens die onderdeel zijn van onze financiële administratie bewaren wij gedurende de wettelijke fiscale bewaartermijn. Deze termijn is in de regel zeven jaar.

19.4 Correspondentie en klantenservice

Correspondentie en gegevens over vragen of klachten bewaren wij in beginsel tot maximaal twee jaar na afhandeling, tenzij langer bewaren noodzakelijk is vanwege een lopende overeenkomst, een geschil of een wettelijke verplichting.

19.5 Nieuwsbriefgegevens

Wij bewaren gegevens voor nieuwsbrieven totdat iemand zich afmeldt of totdat blijkt dat het e-mailadres niet meer wordt gebruikt.

Wij kunnen een minimale registratie van een afmelding bewaren om te voorkomen dat iemand opnieuw onbedoeld wordt aangemeld.

19.6 Technische en beveiligingsgegevens

Technische loggegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor beveiliging, foutopsporing, fraudepreventie en technisch beheer.

19.7 Opnamen

Opnamen van bijeenkomsten, trainingen en gesprekken worden bewaard zolang dat nodig is voor het vooraf meegedeelde doel.

Wanneer een opname onderdeel wordt van de VIDM Kennisbank of een andere doorlopende dienst, kan de opname langer beschikbaar blijven. Deelnemers worden hierover vooraf geïnformeerd.

20. Wat gebeurt er wanneer je een profiel wijzigt of verwijdert?

Je kunt jouw profielgegevens zelf aanpassen via je account.

Wanneer je een profiel verwijdert:

wordt het profiel verwijderd van vidm.nl;

wordt de toegang via de eigen zoekfuncties van VIDM beëindigd;

worden wijzigingen of verwijderingen doorgegeven aan gekoppelde systemen volgens de daarvoor geldende technische afspraken;

blijven gegevens die VIDM wettelijk moet bewaren opgeslagen zolang dat verplicht is.

Het kan enige tijd duren voordat wijzigingen of verwijderingen zijn verwerkt in caches, back-ups en gekoppelde systemen.

Wanneer een journalist of redactie gegevens eerder heeft gebruikt voor een eigen journalistiek contact, productie of dossier, kan die partij daarvoor een eigen bewaardoel en verantwoordelijkheid hebben. VIDM kan niet altijd zelfstandig gegevens uit zulke journalistieke dossiers verwijderen.

21. Geautomatiseerde besluitvorming

VIDM neemt zelf geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten die rechtsgevolgen hebben of iemand anderszins in aanmerkelijke mate treffen.

Journalistieke zoektools kunnen algoritmen of AI gebruiken om zoekresultaten, trefwoorden, matches of suggesties te genereren en te ordenen.

De uiteindelijke beslissing om een expert te benaderen, uit te nodigen of te selecteren voor een journalistieke bijdrage wordt genomen door een journalist, redactie, programmamaker of andere mediaprofessional.

22. Hoe beveiligen wij persoonsgegevens?

VIDM neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen:

verlies;

misbruik;

onbevoegde toegang;

ongewenste openbaarmaking;

ongeoorloofde wijziging;

vernietiging.

Deze maatregelen kunnen onder meer bestaan uit:

beveiligde hosting;

toegangsbeperking;

persoonlijke gebruikersaccounts;

beveiligde verbindingen;

back-ups;

technisch beheer;

software-updates;

logging;

afspraken met medewerkers en dienstverleners;

geheimhoudings- en verwerkersafspraken.

Geen enkele vorm van digitale verwerking is volledig zonder risico. Wanneer je vermoedt dat gegevens niet goed beveiligd zijn of dat sprake is van misbruik, kun je contact opnemen via websupport@vidm.nl of service@vidm.nl.

23. Jouw privacyrechten

Je hebt, afhankelijk van de situatie, het recht om:

jouw persoonsgegevens in te zien;

onjuiste persoonsgegevens te laten corrigeren;

jouw persoonsgegevens te laten verwijderen;

de verwerking te laten beperken;

bezwaar te maken tegen een verwerking;

jouw toestemming in te trekken;

persoonsgegevens te ontvangen of te laten overdragen;

informatie te krijgen over de verwerking van jouw persoonsgegevens;

een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Veel profielgegevens kun je zelf bekijken, aanpassen of verwijderen via je VIDM-account.

Voor andere verzoeken kun je een e-mail sturen naar websupport@vidm.nl. Beschrijf zo duidelijk mogelijk op welk recht en welke gegevens het verzoek betrekking heeft.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens aan de verkeerde persoon worden verstrekt, kan VIDM aanvullende informatie vragen om jouw identiteit vast te stellen. Wij kiezen daarbij een methode waarbij zo min mogelijk aanvullende persoonsgegevens nodig zijn.

VIDM vraagt niet standaard om een volledige kopie van een identiteitsbewijs. Wanneer aanvullende identificatie noodzakelijk is, wordt uitgelegd welke informatie nodig is en waarom.

VIDM reageert in beginsel binnen één maand na ontvangst van een verzoek. Wanneer een verzoek ingewikkeld is of wanneer meerdere verzoeken tegelijk zijn ingediend, kan deze termijn met maximaal twee maanden worden verlengd. Wij informeren je binnen één maand wanneer wij van deze verlenging gebruikmaken.

Aan de uitvoering van privacyrechten kunnen wettelijke uitzonderingen of beperkingen verbonden zijn. Wanneer wij een verzoek geheel of gedeeltelijk afwijzen, leggen wij uit waarom.

24. Bezwaar tegen vindbaarheid via journalistieke systemen

Wanneer een verwerking is gebaseerd op een gerechtvaardigd belang, kun je vanwege jouw persoonlijke situatie bezwaar maken.

Je kunt ook contact met ons opnemen wanneer je niet langer via een bepaalde journalistieke koppeling vindbaar wilt zijn.

Wij beoordelen het verzoek en informeren je over de mogelijkheden en gevolgen. Wanneer vindbaarheid een noodzakelijk onderdeel is van een specifieke dienst of profielvorm, kan uitschakeling gevolgen hebben voor de werking van die dienst.

Wanneer VIDM een afzonderlijke profielinstelling aanbiedt voor externe journalistieke koppelingen, kan de expert deze keuze via het account aanpassen.

25. Juistheid van gegevens

Experts, journalisten en andere gebruikers zijn zelf verantwoordelijk voor het verstrekken van juiste en actuele gegevens.

VIDM kan gebruikers vragen hun profiel of accountgegevens te controleren en te actualiseren.

Wij kunnen gegevens aanpassen of verwijderen wanneer deze aantoonbaar onjuist, verouderd, onrechtmatig of in strijd met onze voorwaarden zijn.

26. Klacht indienen

Wanneer je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens, vragen wij je eerst contact met ons op te nemen via service@vidm.nl of websupport@vidm.nl.

Je hebt daarnaast het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

27. Wijzigingen in deze privacyverklaring

VIDM kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer:

de dienstverlening verandert;

nieuwe technische koppelingen worden ingevoerd;

de wet- of regelgeving verandert;

onze werkwijze verandert;

verduidelijking noodzakelijk is.

De actuele privacyverklaring wordt gepubliceerd op vidm.nl.

Wanneer een wijziging wezenlijke gevolgen heeft voor de manier waarop wij persoonsgegevens gebruiken, informeren wij betrokkenen daarover op een passende manier, bijvoorbeeld per e-mail, via het account of via een melding op de website.

Bovenaan deze verklaring staat de datum waarop deze voor het laatst is gewijzigd.

28. Contact

Heb je vragen over deze privacyverklaring, de verwerking van jouw persoonsgegevens of een privacyverzoek? Neem dan contact op via:

Mediaplatform VIDM
Havenstraat 60
3861 VZ Nijkerk

E-mail: service@vidm.nl
Voor account- en privacyverzoeken: websupport@vidm.nl
Telefoonnummer: 085 130 54 34